La mayoría de los procesos participativos y colaborativos que se ponen en marcha en las organizaciones se encuentran en una franja entre el rendimiento mediocre y el suficiente. Pasan sin pena ni gloria y no aportan nada diferente de cualquier otro procedimiento tradicional.
Es lo que llamo el «limbo participativo».
En el extremo de bajo rendimiento están aquellos que hubiera sido mejor no poner en marcha. No solo no aportan resultados, sino que tienen consecuencias negativas para la organización y las personas.
Algunos están tan mal diseñados y facilitados que se convierten en el «infierno de la participación»: se ha hecho una inversión importante que no ha dado resultados y que, además, ha deteriorado el clima de trabajo, mermado la motivación y anulado la confianza mutua que pudiera haber entre los participantes y quien impulsa el proceso.
En el otro extremo está el «paraíso de la Participación Genuina». Son procesos de alto rendimiento en los que, al mismo tiempo que producen resultados tangibles, las personas y la organización viven una mejora del clima laboral, de las relaciones, de la motivación, de la confianza y de la creatividad.
Cuanto mejor se cumplan los requisitos necesarios, mejor se diseñe y facilite el proceso, mayores serán las posibilidades de acercarse a este extremo.
Y cuanto menos se cumplan, menor será su rendimiento.
Por eso, antes de poner en marcha un proceso participativo, hay cinco requisitos que considero necesarios.
Una tarea compleja, sin solución conocida y potencialmente conflictiva
Si la tarea es simple, probablemente no haga falta poner en marcha un proceso participativo. Quien tenga la responsabilidad puede hacer las preguntas clave a algunos actores y tomar la decisión.
Si ya se conoce la solución, tampoco hará falta. Se puede informar a las personas, dar las órdenes necesarias o intentar entusiasmarlas con la idea.
Y si todo el mundo está de acuerdo desde el principio y no aparecen opiniones distintas, hay algo que no concuerda: o la tarea no es suficientemente compleja o hemos invitado a personas clonadas.
Los procesos participativos tienen sentido cuando la tarea es compleja, no hay una solución conocida y existen diferentes perspectivas e intereses, potencialmente conflictivos, sobre lo que hay que hacer.
Transparencia y voluntad de confiar
Las condiciones de contorno son los límites y condicionantes que quien impulsa el proceso pone al ámbito de actuación de los participantes.
Es necesario tener la posibilidad y la voluntad de comunicarlas con transparencia para que las personas conozcan desde el principio el terreno de juego y sus reglas. Solo así podrán elegir dar lo mejor de sí.
También es necesario expresar la voluntad de confiar en que los participantes harán lo mejor posible.
No es necesario confiar. Basta con expresar el propósito de hacerlo.
En realidad, ni siquiera hace falta llegar a confiar del todo: basta con actuar como si se confiase.
A las dos horas de abrir un proceso participativo, me di cuenta de que el promotor estaba muy inquieto. Iba arriba y abajo de la sala mirando de reojo a los distintos equipos.
Me comentó, preocupado, que los participantes se estaban yendo por las ramas y que había que encauzarlos más directamente.
Le recordé que habíamos hecho correctamente el trabajo previo y que el proceso cumplía todos los requisitos. Aun así, no se calmaba.
Le pedí dos horas más de margen.
No había pasado ni una cuando se me acercó de nuevo. Con una sonrisa radiante y la corbata y el cuello de la camisa desabrochados, me dijo:
«Moliní, ¡esto va viento en popa!».
Cuanto más compleja sea la tarea, mayor diversidad ha de haber en la sala
Por defecto, muchas personas tienden a invitar a las personas de siempre y/o a aquellas con las que se sienten más cómodas.
El resultado son reuniones participativas con invitados clonados que suelen acabar en el «limbo participativo»: resultados suficientes, pero nada creativos, y consensos prematuros.
También hay falsas diversidades.
Por ejemplo, la que se da en algunos entornos empresariales internacionales en los que aparentemente hay mucha diversidad, pero todas las personas han ido a las mismas escuelas de negocios, leído los mismos libros, tenido experiencias laborales similares y se reúnen en salas idénticas independientemente del continente en el que estén.
Cuanto más compleja sea la tarea, mayor ha de ser la diversidad representada en la sala.
Incluidas aquellas personas que tengan opiniones opuestas entre sí o contrarias a las de quien impulsa el proceso.
Las mismas personas, en las mismas sillas, alrededor de la misma mesa
Las mismas personas de siempre, sentadas en las mismas sillas de siempre y alrededor de la misma mesa de siempre, nunca crearán nada nuevo.
La comunicación y el intercambio de ideas y propuestas seguirán los patrones habituales. Independientemente de si son saludables o viciados, estos patrones no permiten el pensamiento lateral, la emergencia de ideas innovadoras ni la polinización de viejas ideas con nuevas.
Para romper estas dinámicas podemos hacer dos cosas.
Invitar a personas distintas de las habituales para que los presentes sean una muestra real de las diferentes perspectivas que hay sobre la tarea.
Y rediseñar el espacio para que puedan interactuar de forma diferente, rompiendo los patrones rutinarios de comunicación e interacción.
En algunas ocasiones basta con amueblar la sala de otra manera.
Sin garantías de seguridad no hay Participación Genuina
Pocas cosas paralizan y desmotivan más a las personas que la sensación de inseguridad.
Lo complicado es que paraliza tanto la inseguridad basada en peligros reales como la percibida subjetivamente.
Si las personas involucradas en un proceso participativo sienten que sus intervenciones tendrán consecuencias en su próxima revisión salarial o en su evaluación de desempeño, no se sentirán suficientemente seguras para participar con confianza.
Estarán más ocupadas en quedar bien que en hacer un buen trabajo.
Quienes impulsan y facilitan el proceso pueden disminuir esta sensación de inseguridad dando a los participantes toda la información disponible sobre los motivos de preocupación.
Las personas bien informadas podrán hacer elecciones responsables sobre el nivel de compromiso y franqueza con el que se involucrarán en el trabajo.
¿Y si los requisitos no se cumplen?
Si no se dan las condiciones necesarias, habrá que decidir si merece la pena trabajar para que se cumplan o si es mejor desestimar la idea de poner en marcha un proceso participativo.
Y aquí es necesaria la completa honestidad.
Si no se cumplen los requisitos y tampoco existe la voluntad de hacer los cambios necesarios para que se cumplan, no se puede poner en marcha un proceso participativo.
Porque la participación no es siempre la mejor manera de trabajar.
Y poner en marcha un proceso participativo sin que la organización esté preparada puede llevar, en el mejor de los casos, al «limbo participativo».
En el peor, al «infierno de la participación».
Eugenio Moliní
Estocolmo, a 26 de agosto de 2026
0 comentarios