Ver a personas reunidas forma parte del paisaje de muchas empresas y organizaciones. De hecho, hay personas que pasan la mayor parte de su tiempo laboral reunidas. Pero, ¿reunirse es trabajar?¿Por qué está tan extendida, entonces, la idea de hasta que abandonas la sala, no te pones realmente a trabajar?¿Cuál es, en realidad, el propósito de una reunión?
De modo general, podemos decir que una reunión es una inversión de tiempo para ahorrar tiempo. Y el tiempo es dinero. Seguro que tú también te has parado alguna vez a calcular el coste de una reunión, basándote en el coste/persona. A veces la cifra es desorbitante. Por eso es tan importante hacer que ese tiempo de coordinación —tan necesario— sea un tiempo eficaz. Gran parte de ello dependerá quien dinamice esa reunión.
¿Pero cómo hacer reuniones eficaces? Aquí te dejo algunas de las claves:
- Eficacia en los temas. Es importante que en las reuniones periódicas haya un Orden del Día que evite desviaciones de la conversación y que, en las puntuales, el dinamizador/a establezca un listado de puntos a tratar. Gracias a la información en red o las herramientas colaborativas, hoy es posible compartir ese documento con los intervinientes, para que agreguen los temas nuevos que consideren oportunos.
- Eficacia en la gestión del tiempo: el tiempo ajeno merece respeto. Es, por tanto, fundamental empezar a la hora y velar porque así sea. Los patrones en los equipos de trabajo se sientan rápido, para bien y también para mal… Es necesario asimismo que haya una duración prevista. La responsabilidad de que se cumpla, hará que la persona dinamizadora agilice o corte cuando considere que los argumentos son redundantes. Y el equipo lo agradecerá. A la hora de convocar, recuerda que herramientas como Doodle, te permitirán evitar muchos correos y llamadas inútiles.
- Eficacia en la ejecución. Los acuerdos alcanzados, por escrito, que las palabras se las lleva el viento. También hay quien se ofrece para todo y quien nunca levanta el dedo. El mejor modo de compensarlo y de asegurar el avance de las acciones, es establecer responsables y marcar plazos plausibles. Siempre se pueden cambiar. Porque la flexibilidad es tan importante como el compromiso. Y recuerda compartir el acta en la nube o en lugar conocido para todos, previo plazo para matices o correcciones. Un acta es material de consulta, como mínimo hasta la siguiente reunión, que deberá iniciarse revisando el estado de los acuerdos alcanzados.
Y por último, la guinda. Si la tarea de dinamizar recae sobre tus hombros, lleva tus encantos personales y tu mano izquierda a la mesa. Habilidades que cualquier coach destacaría de un buen liderazgo.El ordeno y mando ya no se lleva…
Si este tema te gusta, te invito a escuchar mi conversación de esta semana con la periodista Begoña Beristain. En todo caso, recuerda que cuando asistimos a una reunión bien gestionada, se agradece y se ahorra. Y si tienes consejos de tu propia cosecha, por favor, comparte.
Hola María,
No puedo compartir más tu opinión sobre este tema tan apasionante de las reuniones. También he oído tu entrevista en Onda Vasca. Sin embargo, mi impresión es que el fracaso de las reuniones tiene que ver más con el sentido y el porqué de las reuniones que con la metodología o la ejecución de la reunión en si misma . Yo hago mi propia reflexión sobre este tema en un post, del cuál os adjunto el enlace. http://hindagando.wordpress.com/2015/02/01/reunion-no-gracias-yo-soy-mas-de-trabajar/
Un saludo María !