Me encanta este mantra del agilismo, y es que, en relación a la agilidad, al uso del tiempo y las tareas, ¡hay tantas creencias, tantos refranes! Seguro que te vienen como mínimo dos o tres a la cabeza en este momento.

Cada persona, equipo, ajusta esos “dichos” a lo que mejor le encaja en esto de la gestión del tiempo y las tareas.

Yo, por ejemplo, soy de las que va diciendo que hay tiempo para todo, que es cuestión de priorizar. Hay quien dice que no le da la vida. Quien afirma que le gusta empezar por lo que le gusta. Otras personas o equipos creen que lo mejor es que priorice el jefe o jefa.

Si consideramos que, en la mentalidad ágil, las personas no son recursos sino trabajadores del conocimiento con capacidades potencialmente ilimitadas —especialmente cuando colaboran para lograr sus objetivos—, tiene lógica que sea la persona o el equipo autogestionado quien decida qué tarea realizar en cada en momento.

Este sistema de autonomía con la priorización de tareas, que también llamamos sistema pull requiere que la información clave fluya, que los objetivos sean claros y que los valores sean compartidos.

En el sistema push, al contrario del pull, es la persona encargada o responsable la que tiene conocimiento de los valores y objetivos y los empleados solo reciben instrucciones sobre las tareas que deben ejecutar.

Así que, si eres una persona y no un recurso, si eres un trabajador, trabajadora con autonomía, o si formas parte de un equipo ágil, tu sistema es el pull y el stop starting, start finishing es tu mantra y una excelente manera de priorizar.

¿Por dónde empiezo?

Esta es una pregunta recurrente cuando estamos antes un bloqueo. Tienes un proyecto o una inmensa lista de tareas por hacer, ¿por dónde empiezas?

¡Pues por terminar!

Suena a juego de palabras, a paradoja, pero no hay duda de que funciona.

Al iniciar tu día de trabajo, cuando te sientas ante tu lista de tareas diarias o en la reunión con tu equipo frente al tablero Kanban, la pregunta es ¿en qué voy a ocupar mi jornada hoy?

La recomendación, más que encarecida de las metodologías ágiles es, comenzar por aquello que te acerque más al final, por aquello que te acerque a la entrega de valor y que te permita dar un paso adelante en el logro de un objetivo estratégico.

Empieza por terminar lo que tengas a medias, lo que ya hayas empezado. Parece una obviedad, una broma por su sencillez, y ahí radica también su dificultad.

No siempre seguimos el mantra, no siempre mantenemos el foco en finalizar. Suele ser más interesante iniciar, nos parece más divertido y a menudo motivador. Sin embargo, es una trampa.

Es muy sugerente ir aceptando nuevos proyectos, es difícil decir que no a un cliente o tarea. ¿Será la curiosidad por lo nuevo lo que nos atrae? ¿Será la adrenalina de pasar de un encargo confuso y difuso a concretar acciones y pasos claros? Sea lo que sea, el tema es que en general, lo de acabar algo que ya hemos empezado nos parece menos prioritario, o tal vez más aburrido.

Tu próxima tarea

Así que, sigue el mantra y selecciona priorizar aquellas acciones que te permitan tachar algo de la lista de TO-DO’s durante las próximas horas. O en lenguaje ágil, poner aquella tarjeta de la pila de tareas (Backlog como lo llaman en SCRUM) en la columna DONE.

Si tienes muchas tareas que cumplen ese criterio, pásale el doble check:

• ¿Cuánto te acerca a la entrega de valor?
• ¿Cuán conectada está la tarea o proyecto a priorizar con los objetivos estratégicos o los OKRs de tu equipo o empresa?

La tarea o acción que más se acerque o más conectada esté —y además se pueda finalizar—, ESA es la tuya para hoy.

Hay equipos que añaden en este punto una pregunta de filtro más:

• ¿Necesito ayuda para realizar esa tarea?
• ¿El equipo o personas que deben ayudarme están informadas y tienen disponibilidad?

Me parece que este último filtro, más aplicable a las tareas semanales que a las diarias en general, es una magnifica evolución de la priorización, del trabajo en equipo y de la consecución de objetivos conjuntamente. Y por suerte, cada día lo veo más en las organizaciones.

Beneficios de empezar por finalizar

Empezar por finalizar tiene muchos beneficios para ti y tu equipo. Te lo resumo en las siguientes líneas:

• Al iniciar menos tareas o proyectos a la vez aumenta tu capacidad de dar respuesta de manera más ágil, rápida y concentrada a lo que tienes entre manos. Esta es una máxima del agilismo: reducir el trabajo en progreso (Work In Progress – WIP). Si piensas en las bolas de un malabarista, estas darán una vuelta más rápido si tiene 5 que, si tiene 7, ¿verdad?
• La probabilidad de error o caída, es menor. En el caso del malabarista está claro. En el tuyo, también. Menos lío en la cabeza, más concentración, menos estrés, más satisfacción, más autoestima para ti o el equipo, más calidad, más clientes contentos. [¡Vaya, hemos encontrado un bucle, muy estudiados en el mundo del agilismo (loops), y en este caso es una espiral de las buenas!]
• La pérdida de tiempo y energía de cambiar de un proyecto a otro también se reduce. Seguro que ya conoces las consecuencias de la multitarea, ¿quién dijo que cocinar y escribir un post a la vez era buena idea? Más allá del riesgo de quemar el plato, cada vez que regreso al texto lo leo casi desde el principio… ¿Sólo me pasa a mí? En resumen, que no haces bien ni una cosa ni la otra; y el supuesto tiempo ahorrado al combinar las dos actividades lo dedicas a reconectar con cada actividad cada vez.
• La satisfacción de ir entregando también es una buena fuente de cortisol. Es satisfactoria esa sensación de trabajar todo el día y, al acabar, poder tachar de la lista una tarea, o mover la tarjeta en el tablero. La idea es sentir todo el tiempo esa sensación de cuando marchas de vacaciones y has conseguido dejar todos los temas cerrados o por lo menos bien encauzados. Vas cerrando temas. Soltando para tomar de nuevo.

Estoy convencida de que hay más beneficios tras el mantra de Stop Starting, Start Finishing. Aunque disfrutar de estos que hemos listado de manera constante ya me parece la bomba.

Disfrútalos en soledad o en equipo, ¡hazlos tuyos!