Una organización es como una red de metro de una gran ciudad.

Las líneas de metro son los productos y servicios que ofrecemos al mercado y las estaciones son los equipos que se encargan de resolver una parte de esas necesidades. Los trenes que circulan entre las líneas son cada una de las peticiones que recibimos de nuestros clientes y que fluyen de un equipo a otro hasta que finalmente se completan.

La falta de comunicación, objetivos no alineados y falta de colaboración entre estaciones provoca continuas dependencias, bloqueos y retrasos que provocan ineficiencias. Además, el trabajo que realizamos a día de hoy en las empresas, dista mucho de llevar a un viajero del punto A al punto B de forma repetida.

El tipo de trabajo que hacemos en el siglo XXI requiere de muchísimo esfuerzo cognitivo

Cada día nos enfrentamos a problemas a los que, en muchas ocasiones, nunca antes nos hemos enfrentado; problemas que tienen niveles importantes de variabilidad, complejidad e innovación. Son raros, no repetibles, impredecibles, indefinidos o especulativos.

No sabemos a ciencia cierta lo que quiere nuestro cliente, no sabemos resolverlo o si la tecnología que vamos a utilizar será capaz de ayudarnos. En resumen, disponemos de información imperfecta con la que tratar de tomar las mejores decisiones. ¿Qué podría salir mal?

En los últimos 20 años han ido emergiendo ideas, metodologías y prácticas para ayudarnos a las personas de la organización a surfear toda esta complejidad. El método Kanban nació con el propósito de gestionar las organizaciones que tienen que hacer frente al trabajo del conocimiento.

Kanban, unas gafas para ver la organización

Kanban son unas gafas que nos permiten ver la organización desde otra perspectiva; una perspectiva que nos enseña cómo nuestro trabajo trabaja; nos visibiliza la eficiencia con la que los equipos de la organización interactúan entre si para convertir en valor las necesidades de nuestros clientes.

A través de tableros visuales observamos la cadena de adquisición de valor de la organización. Es como si pusiéramos una cámara en el hombro de nuestro cliente y grabáramos toda su experiencia; desde que nos realiza la petición hasta que le proporcionamos el servicio.

Kanban es un sistema de gestión empresarial del trabajo. No es SOLO un método de gestión del trabajo de los equipos. 

Enfatizo la palabra empresarial ya que entendemos a la organización, no como un conjunto de funciones aisladas, sino como una red de servicios interdependientes.

El método visibiliza los problemas que surgen en el flujo de adquisición de valor a la vez que nos ayuda a catalizar los cambios procedentes de nuevas preferencias de nuestros clientes, acciones de competidores o nuevas reglas del juego por parte de las instituciones.

El impacto de Kanban: supervivencia y sostenibilidad

Podemos resumir el impacto que proporciona el método en 2 grandes líneas:

– La supervivencia de la organización a largo plazo. Kanban nos permite disponer de un espacio para la formulación estratégica y la reflexión donde cuestionar nuestro propósito, el mercado, su evolución, o los competidores con el fin de poder tomar decisiones que nos permitan desarrollar ventajas competitivas a largo plazo.

1. ¿Qué quieren los clientes?
2. ¿Lo hacemos de forma consistente y confiable?
3. ¿En qué mercados estamos?
5. ¿A que mercados no estamos mirando y debemos de prestar atención?
6. ¿Cuáles ya no son rentables o queremos abandonar?
7. ¿Cómo de alineada está la estrategia con nuestra capacidad?

– La sostenibilidad. Durante la estación en la que florecen los cerezos en Tokio, familias y turistas pueden disfrutar de un paseo espectacular por el parque imperial. En cualquiera de las entradas se reparten unos “tokens” a las personas que entra y que se devuelven posteriormente a la salida cuando estas abandonan el parque. El motivo por el que se hace — y que inspiró el desarrollo del método Kanban— es muy simple: proteger el ecosistema del abuso, proteger al recurso más escaso. En la organización serían las personas.

Kanban es un vehículo, un proceso continuo, que potencia las capacidades en las personas de sentir los cambios e incorporarlos; lo que da una ventaja, no sólo de adaptarnos a eventos extremadamente volátiles y de gran impacto que suceden de vez en cuando, sino a salir más beneficiado de ellos.

*Foto de Pixabay