Cuando hablamos de decisiones, a menudo pensamos en la fase central de un proceso -cuando un organismo responsable elige entre dos o más opciones- y descuidamos todos los demás momentos que, sin embargo, son igualmente importantes.

Reflexionemos un poco sobre cuántas decisiones quedan en saco roto o se implementan parcialmente y mal.

A menudo se olvida que decenas, si no cientos, de personas deben interpretar las decisiones comunicadas por los directivos y decidir, a su vez, si implementarlas y cómo hacerlo. E incluso con una primera implementación, el proceso de toma de decisiones no puede considerarse concluido. En función de los efectos producidos habrá que decidir los ajustes oportunos. Por lo tanto, un proceso de toma de decisiones sólo puede considerarse concluido cuando se han alcanzado los objetivos que lo inspiraron.

Alineación de los mapas mentales de todos los implicados

Uno de los ingredientes más importantes de un proceso de toma de decisiones bien concebido es la alineación de los mapas mentales de todos los involucrados en la implementación. La neurociencia explica que la mente humana puede describirse como una estructura compleja de mapas. El mapa de un territorio representa esquemáticamente la información útil para desplazarse de un punto a otro. De manera similar, los mapas mentales identifican los parámetros fundamentales de una situación reduciendo su complejidad. Por ejemplo, representan los objetivos deseados, los recursos disponibles, los valores que guían las acciones, los stakeholders involucrados, los riesgos a asumir, etc.

Las distintas personas implicadas en el proceso de toma de decisiones participan con mapas mentales de la situación muy diferentes en función de sus funciones, posiciones jerárquicas, intereses y valores. Durante el proceso de toma de decisiones se produce una alineación de los mapas individuales y emerge un mapa colectivo que permite coordinar las acciones de los individuos. Esto sucede a través de la comunicación tanto a nivel racional como emocional.

Mapas mentales compartidos para tomar buenas decisiones

Por tanto, para tomar buenas decisiones en un tiempo razonable es necesario diseñar una arquitectura inteligente de momentos de comunicación y técnicas que favorezcan la creación de mapas mentales compartidos. La arquitectura del proceso debe involucrar a todas las partes interesadas, aprovechar los recursos necesarios, explorar la situación actual, desarrollar nuevas soluciones y, sobre todo, definir una imagen convincente y concreta de los resultados esperados.

Errores frecuentes en las decisiones empresariales

Me gustaría mencionar algunos errores que he encontrado a menudo en las decisiones empresariales:

• Quedan excluidas del proceso las personas potencialmente inconvenientes.
• El conjunto de objetivos, es decir, la situación deseada, no se describe de forma convincente para todos.
• Nos centramos demasiado pronto en una determinada solución sin explorar otras opciones posibles.
• Nos conformamos con una decisión mayoritaria sin escuchar y convencer a quienes piensan diferente.
• No se planifican detalladamente todas las fases del proceso de toma de decisiones. Con sus momentos de exploración, información, comparación, evaluación y elección, etc.

Mejores decisiones en tiempos razonables

Investigadores de gestión sistémica han desarrollado una variedad de técnicas de comunicación que, adecuadamente combinadas, permitirían tomar mejores decisiones en tiempos razonables y, sobre todo, con convicción. Es una pena que todavía estén muy poco extendidos.